Office 365 – rozwiązanie dla małych i średnich firm – wady i zalety

Office 365 – rozwiązanie dla małych i średnich firm – wady i zalety

Microsoft Office to już swego rodzaju standard z jakim spotykamy się nie tylko w naszych domach, ale także wielu firmach czy też urzędach. Jako że konsumenci są bardzo przychylnie nastawieni dla pakietów takich jak np. Office 2019, czy też jego starszych wydań, to Microsoft postanowił pójść o krok dalej, pozwalając na znacznie łatwiejszy dostęp do swoich narzędzi i w efekcie udostępniając pakiet Office 365.

Rozwiązanie to z pewnością będzie znacznym udogodnieniem dla małych i średnich firm, a w szczególności dla dużych korporacji, dzięki dużym możliwością integracji z posiadanymi systemami oraz optymalizacji kosztów utrzymania w zależności od aktywnych licencji. Office 365 oferuje szereg programów dostępnych przez przeglądarkę lub lokalnie zainstalowanych na komputerze osobistym, tablecie czy też telefonie.

Aplikacje, które znajdziemy w Office 365 Personal to:

Outlook – do obsługi kont pocztowych

Word – edytor tekstu

Excel – arkusze kalkulacyjne

PowerPoint – tworzenie prezentacji

Publisher – przygotowywanie publikacji do druku

Access – system obsługi relacyjnych baz danych

OneDrive – 1TB na dane w chmurze dla każdego użytkownika

Wybierając pakiet Office 365 Business Premium uzyskujemy także dostęp do:

OneNote – tworzenie i organizacja notatek

SharePoint – udostępnianie i współpraca w ramach projektów zespołowych

Teams – komunikator firmowy w celu szybszej komunikacji

Outlook Customer Manager – zarządzanie kontaktami i relacjami z klientami

Bookings – system rezerwacji spotkań przez klientów

Planner – planowanie i przydzielanie zadań oraz sprawdzanie postępu ich wykonywania

Yammer – pracownicy szybciej i łatwiej nawiązują połączenia, sprawniej realizując projekty

Exchange Online – skrzynka pocztowa dla każdego użytkownika (do 50GB)

Office 365 w praktyce

Co zyskujemy w ramach Office 365?

Dzięki dostępowi do aplikacji przez przeglądarkę jesteśmy w stanie pracować na jednym dokumencie w kilka osób, jednocześnie widząc naniesione zmiany w trybie rzeczywistym przez innych edytujących dokument. Warunkiem jest udostępnienie pliku w chmurze OneDrive dla innych użytkowników.

Wykorzystując Outlooka w raz z Exchange Online jesteśmy w stanie w łatwy sposób synchronizować kalendarze między urządzeniami, wysyłać zaproszenia z możliwością potwierdzenia terminu, udostępniać kalendarze dla innych pracowników do odczytu lub edycji. Outlook połączony z Exchange Online może też w łatwy sposób stać się prostym systemem do obsługi klientów dzięki możliwości przypisywania maili lub zadań do konkretnych osób.

Dodatkowym atutem w przypadku korzystania z Outlooka połączonego z Exchange Online może być fakt, że posiada on możliwość konfiguracji dwupoziomowego kosza. Oznacza to, że w przypadku trwałego usunięcia wiadomości ze skrzynki przez użytkownika, mamy możliwość ich przywrócenia do maksymalnie 30-stu dni wstecz, jednocześnie odzyskując całą usuniętą korespondencję w tym okresie.

Decydując się na rozwiązywanie jakim jest Office 365, każdy użytkownik zyskuje 1 TB miejsca w chmurze OneDrive jako swój osobisty magazyn, który jest dostępny z dowolnego miejsca na świecie oraz regularnie synchronizowany z wykorzystywanymi urządzeniami, tak aby mieć zawsze dostęp do przechowywanych na nim plików bez konieczności korzystania z rozwiązań takich jak VPN (Virtual Private Network).

To oczywiście nie wszystko, gdyż do tego należy doliczyć także szereg innych funkcji i rozwiązań pozwalających na bardziej zaawansowaną pracę. 

Istota wyboru – wady i zalety Office 365

Dlaczego warto wybrać Office 365? Bo ma szereg zalet, które z pewnością usprawnią działanie Twojej firmy. Zacznijmy jednak od początku, czyli od prostego faktu, że to właśnie Microsoft Office jest oprogramowaniem na rynku. Aktualnie pliki w formatach .doc dla plików tekstowych, czy też .xls dla arkuszy konkurencyjnych stanowią globalny standard.

Tak jak wspominaliśmy na początku, Office 365 daje możliwość łatwej migracji licencji na innego użytkownika lub całkowite jej wyłączenie, a to oznacza zaprzestanie naliczania opłat lub szybkie utworzenie stanowiska pracy dla nowego pracownika. W ramach jednej licencji Office 365 Business Premium mamy możliwość instalacji pakietu Office na 5 telefonach, 5 tabletach i 5 komputerach PC lub Mac co łącznie daje nam możliwość instalacji na 15 urządzeniach.

W ramach subskrypcji Office 365 dostajemy także dostęp do najświeższej wydanej wersji pakietu Office. Jeżeli firma w ramach Office 365 posiadała wersję 2016 to automatycznie została ona zaktualizowana do najnowszej wersji Office 2019. Nie doświadczymy tego w przypadku posiadania licencji wieczystej.

Ciężko jest się doszukać wad Office 365, jednak najbardziej dającą się we znaki może być bariera cenowa. W dłuższym okresie czasu korzystanie z wersji abonamentowej może nie być opłacalne, jednak pozostanie przy licencji wieczystej ogranicza duże spektrum możliwości pozwalających na efektywniejszą, szybszą i dobrze zorganizowaną pracę.

Alternatywą dla Outlooka połączonego z Exchange Online może być darmowe oprogramowanie Zimbra, jednak nie da ono tak dużych możliwości jak opisywane rozwiązanie Microsoftu. Zimbra ze względu na swoją darmową licencję wymaga szczególnej uwagi podczas wdrożenia i dalszego utrzymania przez co koszty obsługi mogą się zbliżyć lub przewyższyć koszt utrzymania Office 365.

Porównanie licencji i ich kosztów można znaleźć tutaj: Porównanie licencji Office 365

Office 365 – korzystny wpływ na Twoją firmę

Sam pakiet jest dostępy na większości urządzeń takich jak komputer PC, Mac, tablet iPad, a także dla urządzeń mobilnych z systemem Windows, Android lub iOS. Usługa Office 365 to również profesjonalny wygląd, jak i przejrzysty interfejs dający nam dostęp do wielu zaawansowanych rozwiązań. Dlatego też, chcąc korzystnie wpłynąć na rozwój swoje firmy, jak i zwiększyć wygodę i wydajność pracy, warto rozważyć wyposażenie się w pakiet Office 365.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *